مصفوفة الرقابة الداخلية هي أداة تنشأ عن الحاجة الملحة للعمل بشكل استباقي من أجل قمع و / أو تقليل المخاطر العديدة التي تأثرت بها الأنواع المختلفة من المنظمات ، سواء كانت خاصة أو عامة ، مع أو غير ربحية.
القواعد واللوائح العديدة ، سواء كانت تتعلق بالضرائب ، أو العمل ، أو البيئة ، أو المستهلك ، أو المحاسبة ، أو البنوك ، أو الشركات ، أو البورصة ، من بين أمور أخرى ، الناشئة عن الوكالات الوطنية (الفيدرالية) والإقليمية (الحكومية) والبلدية ، تلزم إدارات يجب أن تكون المنظمات في حالة تأهب شديد للمخاطر التي يشكلها عدم الامتثال لها على أصولها.
يضاف إلى ذلك ضرورة التحقق من الامتثال لكل من اللوائح الداخلية ، وكذلك المعايير المختلفة للأمن والرقابة الداخلية ، وكذلك للتحقق من خضوع المجالات أو القطاعات المختلفة لسياسات الشركة.
كما يتضح مما سبق ، وعلى الرغم من عدم ذكر جميع اللوائح بالتفصيل ، فإن المخاطر التي تتعرض لها الشركات كثيرة ويجب السيطرة عليها بشكل حتمي.
أدى التقدم المستمر الذي أحرزته الدولة والبيروقراطية شبه الحكومية في الكيانات الخاصة في مختلف البلدان إلى البحث عن أدوات أو أدوات تسمح ، كما تم التعبير عنه في البداية ، "بقمع و / أو تقليل المخاطر بشكل كبير التي يتعرضون لها ".
تتعرض الشركة من ناحية لأخطاء داخلية تتعلق بحسن نية ، ولكن أيضًا لأفعال قد تعرضها عن طريق الخطأ أو لا تعرضها للخسائر. إذا أخذنا بنكًا كمثال ، فإنه يتعرض لأفعال سوء النية من جانب موظفيه ، وكذلك أعمال عملائه ومورديه ، وإمكانية ارتكاب انتهاكات للوائح القانونية ، وأفعال المحتالين أو اللصوص ، وعدم وجود الأحكام المتعلقة بالأمن الداخلي (مثل الحرائق أو فقدان الملفات في نظام الكمبيوتر). تسبب أي من هذه الأحداث خسائر اقتصادية للكيان. الخسائر التي يمكن في كثير من الحالات أن تعرض استمرارية الشركة للخطر. دعونا نفكر فيما يعنيه طرح الصيغ أو الخطط المتعلقة بعمليات التصنيع أو المنتجات ،أو البيع غير القانوني لقواعد بيانات العملاء للمنافسين.
لا تقل أهمية عن الخسائر التي تنجم عن عيوب في عمليات الإنتاج تؤثر على جودة المنتجات والخدمات ، ومعها التكاليف (إعادة المعالجة ، الضمانات ، الهدر) وكذلك تدهور سمعة الشركة.
عدد قليل جدًا من الشركات لديها سياسات وخطط ومنهجيات مطبقة بشكل منهجي لتجنب المخاطر المذكورة أعلاه. يتصرفون عمومًا بناءً على الخبرة أو الحدس أو التخطيط بطريقة جزئية.
اليوم لا توجد شركة جادة ، سواء كانت تطمح إلى التميز أم لا ، يمكنها الاستمرار في العمل بهذه الطريقة. تتمثل إحدى أوجه القصور الخطيرة في عمليات التدقيق الخارجية في عدم التحكم في الضوابط الداخلية بالكامل وتقييمها بشكل صحيح ، فضلاً عن عدم تقييم الشركات الخاضعة للمراجعة من وجهة نظر منهجية. دعونا نفكر في الآثار المترتبة على فقدان المعلومات السرية للغاية على القيمة الاقتصادية للشركة ، مثل تطوير منتج صيدلاني لم يتم تسجيله بعد.
لهذه الأسباب ، تعد أداة التحكم هذه مفيدة جدًا لعمليات التدقيق الخارجية.
ما هي مصفوفة الرقابة الداخلية؟
إنها طريقة في التفكير والتخطيط والتفويض واتخاذ القرارات وحل المشكلات ورؤية المنظمة ككل.
إنها طريقة تفكير ، لأن تحليل العلاقة المتبادلة بين المنتجات والخدمات والمجالات المختلفة للشركة مع الأحكام التنظيمية الخارجية والداخلية ، وكذلك مع مبادئ الرقابة الداخلية والأمن ، يقود كلا من المسؤولين والمسؤولين المدققون الداخليون (أو الخارجيون) وإدارة المجالات المختلفة ليسألوا أنفسهم كيف تؤثر اللوائح المختلفة ، إن وجدت ، على عملياتهم وأنشطتهم ، أو الاستفسار عن وجود أو عدم وجود لوائح تتعلق نفس الشيء.
قد يتساءل المرء عن عدد المرات التي تتعرض فيها المنظمات لعقوبات مالية بسبب عدم امتثالها للواجبات الرسمية لمجرد عدم تنفيذها للاستفسارات أو لعدم التخطيط للضوابط والإجراءات ذات الصلة.
إنها طريقة للتخطيط لأن مسؤولي المنظمة يحددون عدد الضوابط التي سيتم تنفيذها في كل فترة زمنية ، والعناصر أو الموارد التي ستكون متاحة ، وما هي الاستبيانات التي سيتم استخدامها ومن سيقوم بإعدادها. من خلال التفويض ، من ناحية ، يتم تعيين المسؤولين عن تنفيذ الضوابط.
نظرًا لأن نظام المصفوفة يستخدم درجات الكفاءة ، فإن الجوانب أو المجالات ذات المخاطر الأكبر ، والتي تنشأ من أقل الدرجات ، هي تلك التي يجب فيها ترتيب التعديلات والتصحيحات ، وأيضًا من خلال تحليل الأسباب. من الدرجات المنخفضة ، من الممكن معرفة الأسباب التي تولدها وبالتالي تبني أفضل الإجراءات التي تهدف إلى حلها.
كيف هي هذه المصفوفة وكيف تعمل؟
في المصفوفة المذكورة لدينا أنه في الأعمدة يتم تسجيل اللوائح الخارجية والداخلية ، بالإضافة إلى المبادئ والسياسات التي يجب التحقق من تطبيقها.
على جانب الصف لدينا المنتجات والخدمات والمجالات / القطاعات - الأنشطة / العمليات التي تتم في الشركة.
وبالتالي ، بمجرد وضع عناوين الأعمدة والصفوف ، من الضروري الربط بينهما (مثال: المبيعات / الضرائب الوطنية "النقطة 1.1") بناءً على اللوائح والمبادئ التي يجب أن تمتثل لها المجالات والأنشطة والمنتجات. في حالة عدم وجود علاقة متبادلة بين العنصر الموجود في الصف والعنصر الموجود في العمود ، يتم إلغاء هذه المساحة (مظللة) (مثال: البحث والتطوير ليس له قاعدة تطبيق البنك المركزي).
تتوافق النقاط المخصصة لكل مربع مع استبيانات التحكم المطبقة ودليل التدقيق ، وبالتالي فإنها ستعمل أيضًا على تخصيص الموارد في ميزانية الرقابة ، بالإضافة إلى تحديد عدد الضوابط حسب الفترات وتفويض المسؤولية عن الرقابة ذات الصلة.
بدءًا من هذه المصفوفة ، يتم تصنيف هذه النقاط. في حالة المبيعات ، تخضع هذه الأحكام الضريبية الوطنية ، بما في ذلك من ناحية تلك المتعلقة باللوائح المتعلقة بالفواتير ومن ناحية أخرى تلك المتعلقة بالتصورات وضريبة القيمة المضافة وتلك المتعلقة بالوثائق المقابلة للعملاء. وبعد ذلك ، وبناءً على ذلك ، سيتم تشكيل الاستبيانات للتحقق من استكمال النقاط المختلفة للمصفوفة على النحو الواجب.
يحتوي الاستبيان على عمود أول يقابل رقم السؤال المعني ، وآخر مع السؤال المعني ، والثالث والرابع يتوافقان مع نعم أو لا. (انظر الملحق). يتم تقسيم مقدار SI لكل استبيان على العدد الإجمالي للأسئلة في الاستبيان ومضروبة في 100 ، وتحقيق نسبة مئوية من الامتثال أو الفعالية ، والتي سيتم تطبيقها على أساس 10 من أجل الحصول على الدرجة لكل استبيان.
مثال: إذا كان الاستبيان يحتوي على 8 أسئلة ، 5 منها بنعم ، تكون النسبة 62.50٪ ، بينما الدرجة 6.25 نقطة. وبالمثل ، إذا كان الاستبيان الآخر يحتوي على 10 أسئلة ، 5 منها كانت نعم ، ستكون النسبة المئوية 50٪ والنتيجة ستكون 5. بهذه الطريقة ، يتم تحقيق تحليل موضوعي إلى حد ما. ولكن ليست كل الأسئلة ذات أهمية متساوية ، ولهذا السبب يمكن تحسين النظام من خلال إعطائه وزنًا. بهذه الطريقة ، سيتم منح الجوانب الثانوية درجة 1 نقطة ، والجانب المتوسط 2 نقطة والأسئلة الأساسية 3 نقاط. مثال: بالنسبة لاستبيان مكون من 10 أسئلة ، مع 3 من القيمة 1 ، وأربعة من القيمة 2 و 3 من القيمة الثالثة ، فإن الدرجة القصوى ستكون 20 نقطة. إذا كانت الإجابات الإيجابية 2 من نقطة واحدة ، و 2 من نقطتين ، و 1 من ثلاث نقاط ، فإن النتيجة التي تم الحصول عليها تبلغ 9 نقاط ،التي بها نسبة فعالية 45٪ ودرجة 4.5.
يمكن أن تكون الدرجات بدلاً من واحد واثنين وثلاثة واحدة وثلاثة وخمسة ، لجعل النتيجة النهائية أكثر حساسية للجوانب الأكثر أهمية.
يتم تطبيق نفس المنطق للحصول على الدرجة المقابلة لكل نقطة في المصفوفة ، وبالتالي إذا تم حساب نقطة معينة من المصفوفة بأربعة استبيانات يكون الحد الأقصى لدرجاتها للإجابة على جميع الأسئلة بشكل إيجابي 40 نقطة وإجمالي 35 نقطة ، نسبة الفعالية 87.05٪ والنتيجة 8.71 نقطة.
أخيرًا ، نظرًا لأنه لا تخضع جميع المجالات - الأنشطة أو المنتجات لنفس عدد نقاط التحكم ، يتم ضرب جميع نقاط التحكم في 10 للحصول على أقصى درجة ممكنة ، تتم إضافة النقاط التي تم الحصول عليها وفقًا للفقرة السابقة و وهي مقسومة على الحد الأقصى المذكور ، والحصول على درجة الفعالية حسب المنطقة. دعونا نرى: منطقة أو نشاط "المبيعات" من إجمالي 14 خزانة ، بها 11 نقطة تحكم. إذا ضربنا 11 في عشرة ، فسيكون لدينا 110 نقطة كحد أقصى. لنفترض أن درجة 80 نقطة كحد أقصى نشأت من الضوابط التي تم تنفيذها ، ونسبة الفعالية هي 72.72٪ ، أي 7.27.
نفس المعيار ينطبق على الأعمدة ، لذلك لدينا أن "سجل الملكية" يحتوي على ستة مربعات تسجيل من إجمالي 12 ، وبالتالي فإن الحد الأقصى للدرجة هو 60 نقطة. إذا كانت النتيجة التي تم الحصول عليها 60 نقطة ، فسنحصل على فعالية 100٪ ودرجة 10.
بناءً على الإجماليات في كل صف (المناطق والأنشطة / العمليات والمنتجات / الخدمات) ، والإجماليات لكل عمود ، والنقاط لكل مربع ، يتم ترتيب مستوى الأولويات لتحليل المشكلات وحلها.
وبالتالي ، فإن النتيجة المنخفضة في مربعات المنتجات والخدمات فيما يتعلق بمعايير ISO 9000 و ISO 14000 تشير إلى وجود مشاكل من حيث ضوابط الجودة ، والتي ينبغي إيلاء اهتمام فوري لها.
وتجدر الإشارة إلى أن العدد الإجمالي للأعمدة في المصفوفة ، على سبيل المثال ، يعتمد على كمية ومحتوى نفسه للوائح كل مكان أو بلد ، وكذلك الأنشطة التي تطورها الشركة الخاضعة للمراقبة. وبالتالي ، على سبيل المثال ، يمكن إضافة القواعد التي تشير إلى توفير المعلومات للهيئات الرسمية للإحصاءات الصناعية حسب الحالة.
وبالتالي ، من إجمالي الدرجات التي تمت ملاحظتها في هذه المصفوفة ، لوحظت مشاكل في منطقة الشراء (نتاج امتثال غير فعال للغاية لأحكام الضرائب والجودة والرقابة الداخلية) ، على الجانب التنظيمي هناك أداء منخفض في الامتثال لأحكام لوائح ISO 9000 / ISO 14000 وتلك المقابلة لأحكام البنك المركزي (إنشاء محافظ ائتمانية ومعلومات خاصة تطلبها هيئة الرقابة للوصول إلى التمويل المصرفي ؛ مما قد يؤدي إلى قطع في خطوط الائتمان ، أو زيادة في سعر الفائدة).
الاستنتاجات
وبهذه الطريقة ، يمكننا أن تتحقق الإدارة العليا من خلال مصفوفة التحكم من الامتثال لجميع الضوابط ، ومن هم المسؤولون عن عمليات التحقق هذه ، ومتى كانت آخر مرة قاموا فيها بإجراء الضوابط لكل نقطة وبأي شيء. تكرر. اعتمادًا على الأهمية النسبية للنقاط المختلفة والمشكلات التي تواجهها ، سيتم إعطاء أولوية التحكم والتصحيح.
يمكن للمسؤولين عن المناطق ، والمسؤولين عن الرقابة ، سواء كانوا مدققين داخليين أو خارجيين ، التحقق والتفسير على أساس المصفوفة (استنتاج المصفوفة) للأحكام المختلفة.
تتأمل المصفوفة بنسبة 100٪ من عوامل الخطر ، وبالتالي فهي وسيلة هائلة لتجنب أو تصحيح العيوب التي تضر بأصول الكيان وموارده المالية.
تولي مصفوفة التحكم أهمية كبيرة للامتثال للوائح الضريبية ، وكذلك على التحكم لتجنب الاحتيال ، أو حماية جودة المنتجات والخدمات ، فضلاً عن حماية الموارد البشرية ، من بين أمور أخرى. لهذا السبب ، فإن العرض السريع للمصفوفة المذكورة ، المطبوع أو عن طريق المراقبة ، بواسطة المديرين يسمح لهم بمعرفة المجالات التي تعرض الشركة للخطر ، والمضي قدمًا في تحليل الأسباب أو الأسباب ، ثم تطبيق إجراءات التعديل المقابلة.
في نهاية المطاف ، تعتبر الشركة الأم مصدرًا للأرباح من حيث أنها تهدف إلى القضاء على أو تقليل الخسائر الناجمة عن الاحتيال ، ونقص التأمين ضد المخاطر ، وانخفاض مستويات الجودة ، وعدم الامتثال للأحكام القانونية ، ونقص المعلومات. الأمثل من بين أمور أخرى.
كما يقول الأمريكيون الشماليون: "تبدأ مباريات كرة السلة بالفوز بدفاع جيد". لا جدوى من تسجيل العديد من النقاط إذا قام الخصم بتحويلنا أكثر. وبنفس الطريقة ، لن يكون من المفيد العمل الجاد وتحقيق المبيعات ، إذا تم امتصاص جزء كبير من هذا من خلال الخسائر الناجمة عن الإهمال والهدر وعدم وجود ضوابط.
يمثل كل قطاع أو نقطة تحكم في المصفوفة الارتباط في سلسلة ، وتكون السلسلة قوية فقط مثل أضعف حلقاتها ، ومن هنا تأتي أهمية التحقق الوقائي من الامتثال للجوانب المختلفة المتعلقة بالشركة ، والتصحيح بعد الضوابط الجوانب والمجالات والعمليات والأنشطة والقواعد والمبادئ ذات المستويات المنخفضة أو غير المرضية من الفعالية.
قم بتنزيل الملف الأصلي
