كان استخدام المنظمة ذا أهمية حيوية طوال فترة الوجود البشري. يسمح تصميم الهيكل الهرمي بتنسيق العناصر التي تتألف منها ، ويسمح باتخاذ القرارات بكفاءة ، ويحدد المسؤوليات ويحدد وسائل الاتصال.
من خلال هذه القراءة ، سيتم تحديد الخلفية والأغراض وتقنيات التنظيم والتنسيق.
التنظيم والتنسيق
الشركة كمنظمة
بادئ ذي بدء ، ما هي الشركة يعرف من وجهة نظر المنظمة ، ويمكننا أن نقول ما يلي:
"الشركة عبارة عن مجموع مكونات مختلفة:
- كائن مشترك ،
- مجموعة من الناس والوسائل ،
- جهد مشترك ، و
- نظام التبعيات والعلاقات التي تضمن التنسيق "(Gil Estallo & Giner de la Fuente، 2007).
وبالتالي ، يمكن تعريف الشركة على أنها مجموعة من العناصر البشرية والمادية التي يتم دمجها لتحقيق غاية ، وفقًا لمخطط محدد للعلاقات والتبعيات (المنظمة) بين جميع عناصرها.
تذكر Lourdes Münch في عملها "أساسيات الإدارة" أنه منذ زمن بعيد ، أدرك البشر أن الحصول على الكفاءة لا يتحقق إلا من خلال ترتيب وتنسيق الموارد التي تشكل جزءًا من مجموعة اجتماعية ، في هذه الحالة: الشركة.
خلفية
في سفر الخروج الثاني في العهد القديم ، يقدم يهترو ، حمو موسى ، النصيحة التالية في الفصل الخامس عشر:
"لماذا أنت وحدك من تجلس للحكم؟… أنت لست جيدًا في ذلك. مع هذا العمل العنيد ، فإنك تستهلك نفسك ، ليس أنت فقط ، ولكن أيضًا هذه المدينة التي تحيط بك. إنه جهد أكبر من قوتك ولن تكون قادرًا على تحمله بمفردك… كن ممثلك عن الشعب… ولكن قم بتوجيههم في التفويضات والقوانين وكذلك في المسار الذي يجب عليهم اتباعه والأعمال التي يجب أن يمارسوها… اختر رجالًا أكفاء من بين الناس… بأمانة ، محبين للحقيقة وأعداء للجشع… وجعلهم قادة… ليحاكموا الناس في كل وقت. وإذا حدث شيء خطير ، فحوّله إليك ، وقاده إلى أمور ثانوية ؛ وبالتالي سيكون العبء أكثر احتمالًا بالنسبة لك ، ومشاركته مع الآخرين. إذا قمت بذلك… ، ستكون قادرًا على المقاومة والعناية بتنفيذ المبادئ… (14-23) "(De Val Pardo ، 1997)
بمجرد تحديد ما تريد القيام به ، من الضروري تحديد كيفية القيام بذلك وهذا ممكن فقط من خلال المنظمة.
منظمة
"في هذه المرحلة ، تم تصميم الهيكل الذي يسمح بالتنسيق الأمثل للموارد والأنشطة لتحقيق الأهداف المحددة في التخطيط. من خلال المنظمة ، يتم تحديد الوظائف والمسؤوليات وتوضع الأساليب لتبسيط العمل. عند التنظيم ، من الضروري تطبيق المبادئ التالية: الهدف ، التخصص ، التسلسل الهرمي ، التكافؤ في السلطة والمسؤولية ، وحدة القيادة ، النشر ، قسم الرقابة ، التنسيق والاستمرارية. (مونش غاليندو ، 2006)
" المنظمة تشير إلى الهيكل الفني للعلاقات ، والتي يجب أن تحدث بين التسلسلات الهرمية والوظائف والالتزامات الفردية الضرورية في كائن اجتماعي لزيادة كفاءته." (رييس بونس ، 2004)
"التنظيم هو عملية تصميم هياكل العمل الرسمية في الشركة ، من خلال إنشاء تسلسل هرمي للسلطة وإدارات حسب الوظائف ، والتي تحدد المسؤوليات حسب مجالات العمل." (هيرنانديز ورودريغيز ، 2002)
أغراض المنظمة
وفقًا للتعريفات المذكورة أعلاه ، يمكننا أن نجد أغراضًا مثل:
• خلق هيكل عمل مستقر.
• تحديد التسلسلات الهرمية والوظائف.
• الإدارات حسب الوظائف.
• تحديد المسؤوليات.
• تحديد قنوات الاتصال.
• وضع طرق لتبسيط العمل.
هذه هي الطريقة التي يمكننا بها أن نقول إن المنظمة تهدف إلى إنشاء هيكل عمل مستقر يسمح بتحديد التسلسلات الهرمية والمواقف وتحديد سلطتها ومسؤوليتها وإنشاء قنوات اتصال ، فضلاً عن تبسيط العمل.
مبادئ المنظمة
• مبدأ تقسيم العمل
يسعى هذا المبدأ إلى تخصص الإنسان وتحسينه في موقعه لإنتاج أكثر وأفضل.
يستخدم هنري فايول استعارة يماثل فيها الشركة بجسم بيولوجي. «إن تقسيم العمل أمر طبيعي. يتم ملاحظته في عالم الحيوان ، حيث يكون الكائن أكثر كمالا لديه مجموعة متنوعة من الأعضاء المسؤولة عن وظائف مختلفة. والغرض من تقسيم العمل هو إنتاج المزيد وأفضل بنفس الجهد ". (مدراء تعليمات)
• مبدأ السلطة والمسؤولية.
وفقًا لـ (Hernández and Rodríguez، 2002) فإن السلطة في المنظمة وفي الهياكل تعني الجوانب الشكلية أو القانونية والتقنية والأخلاقية. السلطة الحقيقية هي الأخلاقية والنفسية ، والتي تعرف بالقيادة.
• مبدأ أسبقية السلطة الخطية على المستشار.
لأغراض تنظيمية ، تم تصنيف الهيئة على النحو التالي:
- خطي
- طاقم (مستشارون)
- معياري
المبدأ هو أن كل من يمتلك أي مستوى من السلطة هو الذي يقرر ، وعليه مسؤولية القيام بذلك.
• مبدأ أسبقية السلطة المعيارية.
السلطة التنظيمية هي المسؤولة عن وضع معايير التشغيل وتعتمد على سلطة محلية.
• مبدأ التفويض.
ومن المعروف أن "السلطة مفوضة والمسؤولية مشتركة". هذا يعني أنه يجب على الرؤساء السماح لموظفيهم المسؤولين بأداء عملهم واتخاذ القرارات بحرية ، مع الأخذ في الاعتبار أن أي خطأ يرتكبونه يشملهم.
• مبدأ وحدة القيادة.
عندما يكون هناك رئيسان ، يحدث تسرب للمسؤولية. يشير هذا المبدأ إلى أن كل فرد في المنظمة يجب أن يكون مسؤولاً فقط أمام سلطة واحدة ويمكن أن يكون هذا شخصًا أو لجنة أو مجلسًا.
تذكر أن "من يخدم سيدين مع واحد فهو سيء".
• مبدأ التسلسل الهرمي أو التسلسل القيادي.
سبق ذكره كيف كان على موسى أن ينظم الناس من خلال تسلسل هرمي ، وأن ينشئ قنوات لحل المشاكل وتسهيل العمل.
تتطلب كل منظمة تسلسلًا هرميًا ، أي نظام مستويات القيادة.
• مبدأ قسم الرقابة.
على عكس مبدأ وحدة القيادة حيث يكون الشخص مسؤولاً أمام سلطة ما ، يشير مبدأ مدى السيطرة إلى عدد الوحدات أو الأقسام أو الأشخاص الذين يمكن أن يشرف عليهم شخص واحد. من المهم ملاحظة أنه كلما زاد عدد الأشخاص الذين يعتمدون على أحدهم ، كلما قل التحكم في التحكم وأصبح التواصل بين الأعضاء أكثر تعقيدًا.
• مبدأ المساواة في عبء العمل.
عندما يتم تنظيم الشركة ، يجب أن يكون عبء العمل متوازنًا ، بحيث يكون لدى جميع الذين يشكلون الفريق ، وفقًا لمستوياتهم وقدراتهم الهرمية: المسؤوليات. يجب تنفيذ هذه المسؤوليات خلال يوم العمل العادي. سيسمح هذا المبدأ أيضًا بإنشاء نظام الدفع ، والسعي دائمًا لتحقيق المساواة في الأجر.
تقنيات التنظيم
إنها أدوات ضرورية تساعدنا في تشكيل منظمة رسمية. يجب تطبيق هذه التقنيات وفقًا لاحتياجات كل منظمة.
يتم وصف التقنيات الرئيسية أدناه.
الهيكل التنظيمي
"يمثل المخطط التنظيمي هيكل المنظمة ؛ الهيكل يعني… ترتيب أو تنظيم الهيئات أو المناصب التي تشكل شركة "(هيرنانديز أوروزكو ، 2007)
"تمثيلات بيانية للهيكل الرسمي لمنظمة ، توضح العلاقات المتبادلة والوظائف والمستويات الهرمية والالتزامات والسلطة الموجودة داخلها" (Münch Galindo ، 2006)
وفقًا لـ (Münch Galindo، 2006) فقد ذكر ستة أنواع من المنظمات.
إلى. خطي أو عسكري
1. مخطط تنظيمي عمودي. إنها المخططات التنظيمية التي نجدها عادة في المنظمات. يعرضون المستويات الهرمية بترتيب رأسي من أعلى إلى أسفل.
إنها وثائق مفصلة تحتوي بطريقة منظمة ومنهجية على معلومات حول تنظيم الشركة.
الإجراءات أو مخططات التدفق (المخططات الانسيابية)
تظهر هذه التمثيلات الرسومية تتابع الخطوات التي تشكل الإجراء. يستخدمون الرموز التالية:
تنسيق
"التنسيق هو عملية تتكون من تكامل أنشطة الإدارات المستقلة من أجل السعي الفعال لأهداف المنظمة" (Stoner، Freeman، & Gilbert، 1996)
وهكذا يمكننا القول أن التنسيق هو تزامن الأنشطة والموارد والجهود التي تبذلها المنظمة من أجل تحقيق الانسجام والوحدة والسرعة والكفاءة في تحقيق الأهداف المحددة.
آليات التنسيق
هذه الآليات تساعدنا على توحيد الهيكل التنظيمي. يشمل مينتزبرغ ست آليات تنسيق (جيل إستالو وجينر دي لا فوينتي ، 2007)
تنسيق العمل من خلال إجراء بسيط للاتصال غير الرسمي. إنها الآلية الوحيدة التي تعمل في ظل ظروف صعبة ، حيث يعتمد نجاح الشركة في هذه الحالات على قدرة المتخصصين على التكيف مع بعضهم البعض.
الإشراف المباشر
يحقق التنسيق عندما يتحمل الشخص مسؤولية عمل الآخرين ، أي إعطاء التعليمات والتحكم في أفعالهم. ينشأ عندما يحتاج عدد معين من الناس إلى العمل معًا.
توحيد العمل أو العمليات
يشير إلى التخصص وبرمجة محتوى العمل والإجراءات الواجب اتباعها
توحيد النواتج أو النتائج
في هذه الحالة ، لا تحدد ما تريد القيام به ، ولكن النتائج.
تطبيع المهارة
في هذه الحالة ، ما هو موحد هو أكثر للعامل من العمل أو النتائج. يكتسب العامل المعرفة أو القدرات أو المهارات خارج المنظمة لتطبيقها لاحقًا في العمل.
توحيد القواعد
تعني هذه الآلية أن أعضاء المنظمة يشتركون في سلسلة من المعتقدات المشتركة ، وبالتالي تحقيق التنسيق.
يمكن اعتبار آليات التنسيق المضاد هذه من قبل Mintzberg كعناصر أساسية للهيكل. "ويبدو أنهم يحافظون على نظام معين ؛ نظرًا لأن العمل التنظيمي يصبح صعبًا ومعقدًا ، يبدو أن وسائل التنسيق المفضلة تتغير ، من التكيف المتبادل (أبسط آلية) إلى الإشراف المباشر ، ثم إلى التوحيد ، ويفضل أن يكون ذلك من إجراءات العمل أو القواعد ، النتائج أو المهارات ، للعودة أخيرًا إلى التكيف المتبادل "(يوميات خبير اللوجستيات).
خاتمة
خلال هذه الكتابة يمكننا أن نلاحظ أن الإنسان قد أدرك منذ سنوات عديدة أن الحصول على نتائج جيدة لا يمكن تحقيقه إلا من خلال التنظيم والتنسيق بين عناصره.
من المهم اعتبار أن قواعد وإجراءات المنظمة ليست قوانين ، كما تخبرنا (Münch Galindo ، 2006) ، يمكن أن يؤدي ذلك إلى البيروقراطية وقلة الاهتمام بالعملاء وشلل الوظائف والقرارات.
يجب أن يكون واضحًا أن الغرض من المنظمة هو تبسيط العمل من خلال تنسيق الوظائف والموارد المتاحة.
" المنظمة ليست قيودًا ، إنها دليل للسلوك واتخاذ القرار والمسؤولية والتواصل " (Hernández and Rodríguez، 2002).
فهرس
دي فال باردو ، آي (1997). تنظم. العمل والتأثير. مدريد: ESIC.
يوميات خبير لوجستي. (سادس). تم الاسترجاع 2012/09/10 ، من
جيل إستالو ، إم ، وجينر دي لا فوينتي ، إف (2007). كيفية إنشاء وتشغيل الأعمال. مدريد: ESIC.
هيرنانديز أوروزكو ، سي (2007). التحليل الإداري. التقنيات والأساليب. كوستاريكا: إيونيد.
Hernández and Rodríguez، S. (2002). الادارة. الفكر والعملية والاستراتيجية والريادة. المكسيك: ماكجرو هيل.
المدراء (سادس). تم الاسترجاع في 10 سبتمبر 2012 من
مونش جاليندو ، إل (2006). أساسيات الإدارة. الحالات والممارسات. المكسيك: Trillas.
رييس بونس ، أ. (2004). ادارة الشركات. النظرية والتطبيق. المكسيك: ليموزا.
سكريبد. (سادس). تم الاسترجاع 2012/09/10 ، من
ستونر ، جا ، فريمان ، ري ، وجيلبرت ، دكتور (1996). الادارة. المكسيك: برنتيس هول.
